Bereitstellen von O365 Groups Lifecycle mit Richtlinien steuern

In Unternehmen steigt die Beliebtheit von Office 365 (O365) Gruppen. Diese können Segen für die Mitarbeiter, aber auch ein Fluch für die IT-Administration ein. Denn durch die Gruppen existiert zwar jetzt die Möglichkeit das jede Abteilung sich schnell für ein Projekt / Thema ein eigenen Verteiler erstellen kann. Doch dies führt unweigerlich dazu, das auch O365 Gruppen verwaisen und irgendwann zu “Karteileichen” werden.

Abhilfe schaffen hierbei Website Richtlinien (Website Policy)

Webseiten Richtlinien

Webseiten Richtlinien sorgen dafür das, wie der Name schon sagt, Richtlinien eingehalten werden. Hierbei fokussiere ich mich mehr auf das Löschen einer Webseite in einer bestimmten Zeit nach der Anlage dessen.

Konfiguration

Die Webseiten Richtlinien sind bei einer Anlage eine O365 Gruppe nachträglich über das Feature zu aktivieren.

Dieses sorgt dafür das die Einstellung für eine Richtlinien Konfiguration vorhanden ist. Diese kann auch nur der Seiten Besitzer, oder auch der SharePoint Administrator durchführen.

Darunter befindet sich nun eine Möglichkeit eine oder mehrere Richtlinien zu erstellen.

Websites schließen vs löschen

Bei den Website Richtlinien wird zwischen dem löschen und der Schließung einer Website unterschieden

Löschen

Das Löschen einer Seite ist verständlich, zum Zeitpunkt X wird die Website mitsamt den Inhalten gelöscht.

Schließen

Da Schließen einer Website bedeutet hingegen, das die Informationen in der Suche nicht mehr dargestellt werden, jedoch die Daten noch vorhanden sind. Somit werden die Daten nicht mehr global bereitgestellt. Somit sollte ein Schließen vor dem löschen erfolgen. Jedoch ist das aber individuell zu gestalten.

Definition einer Richtlinie

Sobald eine Richtlinie erstellt wird, stehen dort unterschiedliche Konfigurationen bereit.

Es stehen nun folgende Optionen bereit:

  • Schließen oder löschen Sie die Webseite nicht automatisch
    Bei dieser Option wird nichts weiter geschehen.
  • Löschen Sie Websites automatisch
    Bei dieser Option werden Websites automatisch gelöscht, bei der Auswahl dieser Option werden verschiedene Optionen zur Konfiguration des Verhalten bereitgestellt
  • Schließen und löschen Sie Websites automatisch
    Bei diese Option wird die Seite zuerst geschlossen  und danach gelöscht. Die Zeiträume werden über die eingeblendete Konfiguration bereitgestellt.

Bei jeder der Option die zum schließen oder löschen der Seite führt, gibt es weitere Optionen zum einen den Zeitpunkt ab wann die Seite geschlossen oder gelöscht werden soll. Hiebei wird immer eine dauer angegeben bezogen auf der Erstellung der Seite, oder im falle einer Löschung auf die Erstellung oder Schließung der Webseite.

Des Weiteren gibt es die Möglichkeit, den Seiten Besitzer vor der Löschung zu benachrichtigen, oder auch den Mitgliedern.

Eine Option zum Hinauszögern sollte nicht fehlen. Dazu muss in der Richtlinie angegeben werden wie lange die Besitzer (und auch nur diese) einen Aufschub durchführen können.

 

Nun, nachdem diese Richtlinie aktiv ist, sorgt das System selbst für eine Dekomissionierung von Inhalten und “räumt” somit den SharePoint aktiv mit auf.